Referat for Hopudvalgsmøde den 8. december 2018 kl. 10 hos Rasmus i Horsens

Til stede: Rasmus Bjerner, Aase Bjerner, Lisa Hein, Janni Brenholdt, Charlotte Elleby, Camilla Kirk og Marlene Bruhn (indtil ca. 14:30)

• Velkommen og referat

• Lisa, Charlotte og Rasmus hjælpes ad med referat under mødet via Google Docs.

• Hopudvalgets opgaver

• Rasmus gav en grundig introduktion til Hopudvalgets opgaver, specielt til de 3 nye i udvalget.

• Opgavefordeling og forventningsafstemning

• Hvem vil tage sig af hvilke opgaver, præcisering af opgaverne og frister
• Årets Hopkanin

• Udregning og efterregning

• Rasmus starter på preberegning fra 15. december og har det udregnet senest til 20. januar, Charlotte regner efter inden den 1. februar.

• Pokal, plade og diplomer

• Diplomer: Vist senest uddelt for Årets Hopkanin 2015. Der laves fremover for top 10. Marlene udarbejder diplomer.

• Har vi DM, udleveres diplomer på papir der. Har vi ikke DM, sendes diplomer på e-mail i februar.

• Erindringspokaler?

• Fremover vil der være plaketter til top 5 - bestilles sammen med plade til pokalen - også for 2017

• Opkrævning af pokaler og bestilling af plader -

• Camilla opkræver pokalen til 1. januar, og den forsøges uddelt inden udgangen af februar

• Tidsskrift (tekst til og indsendelse)

• Marlene laver en tekst til tidsskriftet, sammen med resultaterne, og sender det ind. Marlene laver evt. et interview med vinderen eller lader vinderen fortælle om kaninen. Vi satser på at sende ind til 1. februar, så det er i tidsskriftet til 1. marts.

• Hvordan gør vi fremover?

• Årets hopkanin offentliggøres kort efter et årsskifte istedet for ved DM.

• Side på Hopudvalget.dk om ÅH - Charlotte arbejder på dette.

• Dommeruddannelse og -licenser

• Opfølgning på aspiranter

• Aase tager jævnligt kontakt til aspiranter, hvis de ikke kommer så meget ud som aspirant og rapporter tilbage til Hopudvalget.

Der informeres også til Hopudvalget, om aspiranter består optagelsesprøve eller ej.

• Når en aspirant har bestået forprøven lægges dette på DK’s Facebookside.

• Opfølgning på dommere

• Aase tjekker i starten af hver måned, om der er dommere, som er i risiko for snart ikke at have dømt nok konkurrencer og tager kontakt til disse. Aase informerer resten af Hopudvalget på status hver måned.
• Aase kontakter dommere, der ikke opfylder, hvor mange konkurrencer, man skal dømme, for at høre, om vi skal hjælpe dem igang igen, eller om de ikke ønsker at have dommerlicens længere.
• Nye dommere sendes til tidsskriftet og DK’s Facebookside

• Dommerprøvenerne

• De scannes ind og sendes til Aase. Aase skal senere have dommerprøven på papir. Kan scanningen ikke læses, sendes dommerprøven med posten.

• Hopkalender

• Rasmus har lavet en vejledning - Rasmus sender den til Janni og Lisa.
• Janni hjælper
• Lisa vikar

• Resultater

• Anne-Mette og Charlotte
• Rasmus er backup, så han har bedre tid forbedringer på Hopregisteret m.m.

• Administrator på Hopregisteret

• Rasmus, Lisa, Charlotte
• Rasmus beder om, at folk henvender sig via Support-funktionen på Hopregisteret i stedet for via Facebook. Dette gælder alle henvendelser der omhandler registret.
• Supportfunktionen gøres tydeligere på forsiden

• Nyhedsbrev

• Rasmus står for at sætte nyhedsbrevet op.
• Vi skriver sammen, når det er ved at være tid til nyhedsbrev. Alle må meget gerne bidrage med indhold.

• Hopudvalgets hjemmeside

• Rasmus står for hjemmesiden

• Henvendelser på e-mail

• Ved henvendelser på e-mail svarer et Hopudvalgsmedlem, at denne er modtaget og efterfølgende drøftes. Ved mindre spørgsmål kan disse svares på med det samme. Skriv evt. via Facebook-tråden, hvis man er ved at svare, så flere ikke sender samme tid.
• Husk kun at sende til Hopudvalgets e-mail-adresse ved interne e-mails i udvalget, så nogle ikke modtager samme e-mail flere gange.

• DM-pokaler

• Underskrifter på pokaler

• Man forpligter sig til selv at sørge for, at pokalerne bliver leveret tilbage igen, når man har haft en vandrepokal.
• Der skal laves 2 eksemplarer, så vinderen også får en kopi.
• Aase laver et oplæg til kontrakt ved udlevering af pokalerne. Der skal bl.a. stå, at man som modtager forpligter sig til, at tilbagelevere pokalerne senest 1. maj. Såfremt DM afholdes tidligere, skal den afleveres ved DM. Hvis man sender dem, skal de sendes med track and trace. Under alle omstændigheder forpligter man sig til, at pakke pokalerne godt ind under transport. Man er også forpligtet til erstatning ved bortkomst.
• Som hopper er man velkommen til at sige, hvis man ikke ønsker at modtage pokalen, bl.a. pga. de forpligtelser der er.

• Skal vi have det på hjemmesiden, hvad der er af pokaler?

• Rasmus tekst, billeder og resultater.
• Rasmus tager mål på pokal pladerne, så pokalerne umiddelbart kan udleveres ved DM.

• Manglende pokaler

• Rasmus kontakter Camilla Argjum for at få de DM-pokaler, som hun har.
• Janni kontakter Katja på Bornholm, og den udveksles ved lejlighed.
• Lisa sørger for, at Rasmus får den pokal, hun har ved lejlighed.

• Frist for gravering?

• Fristen sættes til 1 måned efter afholdt  DM

• 2016:

• Er pokalerne blevet graveret?

• Endnu ikke, vi afventer at få alle pokaler ind, så vi er sikre på målene. Derefter sørger Lisa for gravering og bestilling af plader.

• Championater

• Rasmus laver, så championater kan downloades fra Hopregisteret på den enkelte kanins side, når den opnår champion titel.

• Opsætning af regler

• Lisa

• Beregning af samlede resultater til DM

• Lisa og Rasmus

• Betaling af betalte startnumre

• Kirsten Bjerg

• Kommunikation i udvalget

• Aftale fra sidst: Ved mindre emner forsøger vi, om kommunikationen kører bedre ved at drøfte emnerne via Facebook Messenger. Ved større emner strammer vi op med en svarfrist på f.eks. 3 dage og efterfølgende opsamling.
• Oplæg til besvarelser osv. p røver vi at køre på Google Docs.
• Det hopudvalgsmedlem, der besvarer en e-mail sendt til hopudvalget, står for at starte en samtale op med resterende medlemmer i hopudvalget omkring dette. Således sættes tingene hurtigere i gang, og en kortere svartid på email skulle gerne være resultatet heraf.
• Hvis det tager længere tid at drøfte/undersøge/besvare en e-mail, sendes der efter 1-2 uge en besked ud til afsender om at processen er igang.

• Hjemmesider

• Ekstra mand på IT / hjemmesider

• Der er kommet ekstra folk på resultater, kalender og som administrator på Hopregistret.

• Kaniner.dk

• Hoppere i avlerkataloget

• Der har kun været 6 hoppere, som har været interesserede i at stå i avlerkataloget på kaniner.dk, og vi har derfor aftalt, at vi dropper det. Det tyder på, at der er andre veje, hvor hopperne hellere sælger hopkaniner.
• Rasmus skriver til dem der har meldt sig på.
• Rasmus skriver til HB om det.

• Hopudvalget.dk

• Trænger hjemmesiden til et nyt pust?

• Bedre information om, hvad kaninhop er - evt. på forsiden.

• Charlotte arbejder på dette.

• Charlotte laver forslag til nye tiltag på hjemmesiden. Dette indebærer bl.a. nye tekst stykker, der vil forklare bedre hvad Hopudvalget.dk er for en hjemmeside. Dette gavner bl.a nye og folk, der endnu ikke er medlemmer.

• Ny forside

• Vi vil gerne have forsidebillede med Årets Hopkanin

• Rasmus kontakter Camilla for et godt billede af hendes kanin og lægger det på forsiden.

• Charlotte laver forslag til ny forside med tekst og billeder.

• Hopregister

• Kaldenavn

• Vi laver et forsøg på, at der kommer en rubrik til kælenavn/kaldenavn til hver kanin i Hopregisteret.
• Dette navn vil også automatisk komme med på startlisterne og være muligt at bruge som søgeord, ligesom kaninens registrerede navn.
• Det kan evt. laves, så der kun kan tilmeldes kaniner til stævner, som er oprettet i Hopregisteret. Lige nu kan alle kaninnavne tilmeldes.  

• Kaninnavne

• Det skal ikke være muligt at rette navne i Hopregisteret andet end tilføje Ch. titler. Yderligere navneændringer foregår via support-funktionen.

• Skal det være muligt at skrive en kommentar på kaninens side?

• Det bliver nok for mange mærkelige tekster, hvis folk kan gå ind og skrive kommentarer.
• Rasmus tilføj er mulighed for at vælge “neutraliseret” under kaninernes køn.

• Startnumre

• Mulighed for mobilpay?

• Rasmus undersøger, hvad der er muligt.

• Mulighed for hurtigere betjening? Oplever ventetid på 2 uger, før man får sine numre.

• Rasmus ser på, om der kan laves en reminder både til dem, der har købt men ikke betalt, og til den, der modtager betalinger

• Forslag omkring landekoder fra Mette Brandbyge

• Der tilføjes en mulighed i registret for at tilføje, hvilket land kaninen  er solgt til, når ejer ikke er oprettet i Hopregisteret.
• Landekoder i selve navnet er fortsat kun for kaniner, der er født i udlandet, og som ikke er flyttet til Danmark.

• Samarbejdet med udlandet

• Samarbejdet i EE (RB)

• Via Sverige har vi fået af vide, at der bliver oprettet en Facebookgruppe, hvor der bliver skrevet om det fremtidige samarbejde. Vi vil gerne være med og se, hvilken vej det bevæger sig.
• Vi vil gerne have Rasmus og Charlotte med, samt Aase som tolk.

• Rekorder (CE)

• Ny rekord fra Sverige (vi er ikke officielt blevet blevet informeret om den)

• Charlotte prøver at tage kontakt til styrelsen i Sverige vedr. aftale om afklaring om rekorder.

• Vi prøver i EE-samarbejdet at se, om vi kan få nogle retningslinjer omkring rekorder således, at vi kan holde hinanden opdateret.

• Deltagelse i udlandet af danske kaniner

• Når man deltager i udlandet, optjener man pinde og certifikater efter deres regler.

• Hvis en kanin aldersmæssigt ikke ville kunne stille op i tilsvarende klasser i Danmark, kan der ikke tages pinde og certifikater med hjem.

• Deltagelse i Danmark af udenlandske kaniner

• Svenske kaniner kan i det nye år tage pinde og certifikater med hjem fra Danmark.
• Udenlandske kaniner skal overholde danske aldersbegrænsninger.

• Import af udenlandske kaniner

• Hvad gør vi ved importerede kaniner, hvor dokumentationen for klasserne ikke er i orden?

• Det er svært, at drage en konklusion på - vi må gå efter bedste bud på klassen. Dette gøres ved at se på de senest noterede starter for kaninen.

• Justering af ejererklæring

• Det er et ønske fra Hopudvalget, at der bliver præciseret lidt mere i ejererklæringen ved tilmelding omkring sygdom.
• I forbindelse med GDPR, skal der også præciseres lidt i, at man ved tilmelding giver samtykke til resultatlister, billeder ved stævnerne osv.

• Også vedr. GDPR, så sender Rasmus en e-mail ud til alle dommere om, hvad vi opbevarer af oplysninger på dommerlisten.

• Forslag til ny ejererklæring til brug ved tilmelding, som skal til godkendelse ved HB:

• Erklærer herved på tro og love,

• at ovenfor anførte kaniner

• er uden betændelse i øjnene,
• er uden tyndt, slimet eller betændt næseflod,
• er uden væskefyldte blærer eller hævelser, især lokaliseret til hoved og kønsorganer,

• at ovenfor anførte kaniner og kaniner fra samme stald

• er uden smitsomme sygdomme,
• ikke har haft konstateret myxomatose eller VHD  de seneste seks måneder,

• at anvendte transportkasser er nye eller rengjorte,
• at vandskåle og fodertrug er nye eller rengjorte,
• at anførte kaniner er over 6 måneder, dog kun 4 måneder ved deltagelse i mini og 9 måneder ved deltagelse i elite, højde- og længdehop,
• at jeg ikke medtager andre dyr, end de tilmeldte kaniner,
• at jeg ved tilmelding accepterer, at ovenfor oplyste oplysninger opbevares i Tilmeldingssystemet, at mit navn og mine kaniner fremgår af start- og resultatlister, og jeg accepterer ligeledes, at billeder taget i forbindelse med arrangementet kan blive offentliggjort på såvel sociale medier, som diverse hjemmesider.

• Dommerseminar (RB)

• Indledende planlægning

• Rasmus laver et oplæg til program for dommerseminar, som efterfølgende drøftes og justeres ved telefonmøde i udvalget.

• Specielle temaer?

• Hvordan får vi mere gang i kaninhop? (Emnet diskuteres i mindre grupper og derefter opsamling i fuld forsamling)

• Hvordan taler man som dommer til nye hoppere
• Vi vil opdele i nogle grupper og holde noget brainstorm
• Der laves et oplæg inden (Janni)
• Et forslag fra Hopudvalget: Mulighed for at prøve at starte på mini (2-3 stævner) inden man melder sig ind.

• Vi foreslår, at det kommer som forslag fra flere foreninger til repræsentantskabsmødet, da det er for sent at få det med på generalforsamlingerne efter dommerseminaret.

• Hvordan har vi aspiranter?

• Hvordan skal man forholde sig til en aspirant, der er nystartet på dommeruddannelsen?
• Hvordan skal man forholde sig til en aspirant, der er ved at være færdig som dommer?
• Det er selvfølgelig altid op til den enkelte dommer at beslutte, hvordan denne har aspiranter. Intet behøves at fungerer helt ens dommere imellem.
• Bygning af baner

• Hvordan undgår vi, at kaninerne er for stressede og pressede på højde- og længdehop? (opdeling i grupper)

• Hvor går grænsen? Hvordan og hvornår skal man som dommer træde til for at undgå, at det bliver på førerens og ikke  kaninens præmisser.

• Forslag modtaget til dommerseminar p.t.:

• Ændring af højde på middelsvær (fra Mette Wind m.f.)

• Tages op på dommerseminar.
• Foreslå hjælp til at ændre spring, så de passer til en maks. højde på 35 cm. Rasmus hjælper gerne med spring, som skal justeres til de danske regler. Vi kan skrive ud om i nyhedsbrev.

• Veteran nedsættes til 4 år (fra Maja Semberg)

• Har været taget op på dommerseminar mindst 2 ud af 3 gange, så derfor tages den ikke op på næste dommerseminar.

• Tilmelding og kørsel

• Lisa står for tilmelding og udarbejdelse af kørselsgrupper.

• Sted for dommerseminar

• Vi har fået tilbudt forskellige steder og har valgt Herrested Skole på fyn.
• Rasmus vender tilbage til Maja, som har tilbudt lokalet for at aftale nærmere. Og til de øvrige bud omkring afholdes sted, der er modtaget.

• Invitation

• Der er sendt dato ud tidligere i nyhedsbrev, men der skal laves en officiel invitation til dommere, aspiranter og hopansvarlige (hvor der ikke er dommere i foreningen). Rasmus laver et oplæg til invitation.

• Nye dommere

• Dommerprøverne skal muligvis fornyes?

• Aase og Lisa kigger på dommerprøven, om der er ting, som skal fornyes.

• Tydeliggørelse i reglerne omkring hvornår dommere kan have aspiranter

• Der har altid været en regel om, at man må have aspiranter når man har været dommer i 1 år og dømt 300 antal starter. Da der ved sidste regelændring blev omskrevet i aspirantafsnittet i reglerne, samt ændret på Hopudvalgets hjemmeside, kom det hele ikke med på hjemmesiden. Det gennemgås derfor på hjemmesiden, at alt kommer med.

• Hvor langt er man i sin aspiranttid?

• Første gang man er aspirant på bane, skal man måske ikke dømme selv, men bare snakke med dommeren løbende under konkurrencen. Nogle aspiranter kan dog godt være parat til at være lidt mere aktiveret allerede fra første gang, og dette er altid op til dommeren at vurdere efter aftale med aspiranten.
• Få fokus på at stramme op på, at aspiranten ved de sidste aspirantklasser skal kunne varetage alle dommeropgaverne (Hovedur, sekretær og dommer)

• Beskrivelse på hjemmesiden

• Der er noget beskrivelse, som er udgået af reglerne, som skulle på hjemmesiden, som ikke ser ud til at være kommet det. Rasmus følger op på dette.

• Oplæring i indsendelse af resultater - skal det indskærpes, at man skal oplæres?

• Aase skal ved forprøven sikre, at aspiranterne er opmærksomme på at de skal oplæres i resultater inden indsendelse og har en plan for, hvordan de læres op.

• Mentor

• Vi skal huske, at aspiranter skal have en mentor tilknyttet (besluttet på et tidligere hopudvalgsmøde)
• Aase udarbejder en liste til at sende til mentorerne med hvad de kan hjælpe med.

• Diverse

• Kan arbejdsbyrden nedbringes for indsendelse af resultater?

• Nogle dommere og arrangører føler det som en meget stor byrde med resultaterne efter et stævne, det er dog umiddelbart svært at nedbringe arbejdsbyrden.

• Flere dommere er villige til at hjælpe med indskrivning af resultater. Bl.a. vil Patricia Møllnitz meget gerne hjælpe, når hun har tid til det.

• Kan man være anonym ved indsendelse af sager til Hopudvalget?

• Alle henvendelser behandles fortroligt. Rasmus tilføjer det på kontaktformularen på Hopudvalget.dk

• Fortolkning af regler

• Er der korrektioner på slalom og andre kaninlege?

• Det er op til dommeren. Der oplyses inden start på kaninlege, om der uddeles korrektioner.

• Omhop fra højde/længde

• Hvordan skal reglerne forstås?

• Hvis der hoppes f.eks. 60, 65 og 70 cm, og der er 2 kaniner indenfor præmierækken, som er helt ens, starter disse to kaniner fra 60 cm og kører opad igen.

• Hvem kan deltage i lokale mesterskaber? Hvordan skal reglerne tolkes?

• Forslag til ændret formulering tages med til dommerseminar
• Forslag fra Hopudvalget og efterfølgende dommerseminar:

• § 5 og § 124: Rasmus kommer med et oplæg omkring, at man kun kan deltage i cups og mesterskaber med egne kaniner.
• § 127: Der skal være mulighed for at holde Jyske, Sjællandske, Fyns og Bornholmske Mesterskaber, og kun have præmier til dem der bor i regionen. Rasmus laver oplæg til formulering.

• Længdehop/højdehop

• Bliver kaninerne presset for meget indenfor 1-meter-grænsen?

• Dommer må også sætte grænser
• Diskuteres i grupper på dommerseminar

• Ændring af regler

• Deltagelse af drægtige kaniner

• Kan vi evt. lave nogle sanktioner?
• Der gives dispensation, hvis det går ud over en anden fører, at en kanin slettes fra startlisten (F.eks. hvis det ville give færre uddelte pinde)
• 2. gang får føreren karantæne
• Der laves ikke nogen regelændringer på dette.

• Forslag fra Aase vedr. § 36

• I stedet for købte spring er det i stedet højest 3 spring, som må være 1 cm højere/længere
• Formulering: Derudover kan der i alle klasser dispenseres med + 1 cm på maks. 3 spring, såfremt man har spring, der ikke kan overholde højderne/længderne.
• Mindre justering, der sendes i høring efter dommerseminar

• Eventuelt

• Er det muligt at starte inden man bliver 16 år som Juniordommer?

• Det er muligt at starte 3 måneder før man fylder 16 år, men dommerprøven kan først tages efter man er fyldt 18 år.

• DM

• Der vil komme et oplæg til nyhedsbrevet omkring DM for at minde folk om dette igen.
• Generelt vedr. DM:

• Hopudvalget hjælper gerne med planlægning, vejledning osv.
• Sæt forventningerne ned
• Ved afholdelse af et DM behøver  man ikke stille op med et kæmpe stort arrangement, hvor der er planlagt overnatning og mad til deltagerne. Hvis nogle foreninger ønsker at afholde et DM, men ikke er helt sikre på deres beslutning, er det altid tilladt at sende en e-mail til Hopudvalget omkring eventuelle ønsker om hjælp til ting, der kan være lidt uforståelige eller svære at forholde sig til.

• Mødet sluttede ca. kl. 19.

Hopudvalget